Fachbücher, Management-Empfehlungen und Artikel gibt es viele zum Thema Reorganisation. Das mag daran liegen, dass bei Veränderungen von Organisationen viele Fadenenden aus unterschiedlichen Disziplinen (Personal, Change, Kommunikation, Führung) zusammenkommen, was zu einer hohen Komplexität führt.
Um Reorganisationen erfolgreich umzusetzen, bedarf es deshalb einer strukturierten, fachlich fundierten und empathischen Herangehensweise.
Wir bei Ideacon setzten bei Reorganisationen auf 5 bewährte Erfolgsprinzipien:
1.) Fachliche Durchdringung
Fachliche Vorgaben müssen inhaltlich verstanden werden – eine bloße Projektverwaltung greift unserer Erfahrung nach zu kurz. Um die Vogelperspektive zu verlassen, ist es essenziell wichtig, sich einen Überblick über Leistungen und Aufgaben zu verschaffen.. Dies kann beispielsweise durch Interviews oder fachliche Deep-Dives erfolgen. Dabei stellen wir uns folgenden Leitfragen: Wo ist Reorganisation nötig? Was ist fachlich sinnvoll? Wo gibt es fachliche und organisatorische Limitationen z.B. hinsichtlich der Machbarkeit?
2.) Top Management Committment
Das Einholen des Committments des gesamten involvierten Führungsteams von Anfang an ist maßgeblich für den Erfolg der Veränderung. Um dies zu erreichen, bedarf es vorab der Definition äußerer Vorgaben (z.B. Organisationsform, Ablauforganisation, Schnittstellen, fachliche logische Vorgaben, Mitarbeiterorganisation/Personal, Einbeziehung Betriebsrat), sowie technischer und marktspezifischer Prämissen. Diese müssen bekannt sein und auf Führungsebene möglichst verbindlich beschlossen werden.
3.) Organisational Commitment
Kern jeder Change Management Arbeit muss es sein, Mitarbeiter*innen frühzeitig einzubinden und empathisch vorzugehen, um die Machbarkeit der Lösungsvarianten konkret und im Detail bewerten zu können. Dabei ist es wichtig, Ängste und Widerstände ernst zu nehmen und diese durch Einbindung und Aufklärung abzubauen. Nur so wird ein Wir-Gefühl erschaffen, das den Weg frei macht für einen Neuanfang. Für Ideacon gilt dabei stets der Leitsatz: „Vorgaben wo nötig, Freiraum wo möglich“. Erfahrungsgemäß steigt die Intensität der Change Management Arbeit mit der Komplexität einer Reorganisation und sollte deshalb immer Teil von nachhaltigen Organisationsveränderungen sein.
4.) Definition eines klaren Ziels
Das konkrete Ziel muss für alle klar und verständlich definiert und unternehmensweit kommuniziert werden. Um hier in eine nachvollziehbare und gut geplante Kommunikationsoffensive zu gehen, sollte man die Pain Points kennen und adressieren. Der Grund und die Wichtigkeit für die Reorganisation muss auch vor dem Hintergrund der Kosten und einer Vor- und Nachteilbewertung in der Breite akzeptierbar und leicht begreiflich sein.
5.) Definition der Vorgehensweise
Auch das Vorgehen in der Umsetzung muss hinreichend bekannt und nachvollziehbar sein und von einem Umsetzungsteam gesteuert werden. Dabei setzen wir auf einen Top-Down Ansatz, dem eine Stakeholder-Analyse voraus geht. So werden Multiplikatoren und Verhinderer frühzeitig erkannt und zielgruppengerecht abgeholt. Wir empfehlen dafür vorab ein 100 Tage Programm aufzusetzen, das für einzelne Themenbereiche, Ziele und Meilensteine definiert und die Machbarkeit in kleinen Schritten möglich macht.
Das Ergebnis einer guten, strukturierten und erfolgreichen Reorganisation zeigt sich dann anhand neuer Prozesse und Teamstrukturen sowie durch einen regen Austausch und eine offene Kommunikation. Es zeigt sich weiterhin in einem Organisationsaufbau und -ablauf, der Anforderungen effizienter und kompetenter begegnet als vor der Reorganisation.
Der Dreiklang aus fachlicher Expertise, Führungsstärke und Empathie wird einen Gesamtoptimismus auslösen, den es zu nutzen gilt.