Ausgangssituation und Auftrag
Ein international tätiges Unternehmen hatte seine Personalserviceprozesse schrittweise digitalisiert. Mit jedem neuen Workflow, jedem Systemrelease und jeder gesetzlichen Anpassung wuchs jedoch ein Aufwand, der zunächst kaum im Fokus stand: das Testen. Vor jeder Freigabe mussten Prozesse und Systemstände abgesichert werden – überwiegend manuell.
Zwei Aufwandstreiber dominierten:
- Testdatensuche: Geeignete Personalnummern mit der passenden Merkmalskombination – etwa Teilzeit, Elternzeit, Entsendung oder bestimmte Tarifkonstellationen – wurden manuell und über mehrere Systeme hinweg gesucht.
- Testdurchführung: Immer gleiche Testfälle wurden Klick für Klick durchlaufen und händisch dokumentiert.
Das Ergebnis war absehbar: lange Testzyklen, gebundene Fachkapazität, schwankende Testtiefe und eine Dokumentation, die sich nur mit Mühe reproduzieren ließ. IDEACON wurde beauftragt, die Testingaufwände messbar zu senken.
Vorgehen
Zunächst hat Ideacon den Testprozess vollständig aufgenommen und die Aufwände je Testfall quantifiziert. Die Testfälle wurden anschließend nach Wiederholhäufigkeit, Standardisierungsgrad und Automatisierbarkeit kategorisiert. Daraus entstand eine klare Priorisierung – und die bewusste Entscheidung, nicht alles zu automatisieren, sondern die Wiederholer. Zwei Stellhebel trugen den Großteil des Potenzials:
1. Datenbankselektor zur Findung geeigneter Personalnummern
Aus den Testfällen wurde ein Kriterienkatalog abgeleitet und in ein Selektionswerkzeug übersetzt. Es findet passende Personalnummern direkt im Datenbestand – anhand frei kombinierbarer Merkmale, nachvollziehbar und wiederholbar. Die Suche über mehrere Systeme entfiel, aus Stunden wurden Minuten. Berechtigungskonzept und Datenminimierung wurden von Beginn an mit Datenschutz und Mitbestimmung abgestimmt.
2. KI-Tool zum automatischen Testing
Die priorisierten Testfälle werden durch ein KI-gestütztes Werkzeug selbstständig ausgeführt: Eingaben, Soll-Ist-Vergleich, Protokollierung und Abweichungsmeldung. Entscheidend gegenüber klassischer Skriptautomatisierung: Die Testfälle werden fachlich beschrieben statt programmiert. Der Fachbereich pflegt seine Testfälle selbst, und kleinere Oberflächenänderungen führen nicht sofort zum Nachbau der Automatisierung.
Beide Stellhebel hat Ideacon in zwei Phasen an einem Prozess pilotiert, gemeinsam mit den Anwendern feinjustiert und anschließend ausgerollt. Schulung und Übergabe erfolgten so, dass der Kunde Selektor und Testautomatisierung eigenständig betreibt und erweitert.
Ergebnis und Kundennutzen
- Rund 30 % geringere Testingaufwände über die betrachteten Prozesse
- Deutlich kürzere Testzyklen und damit schnellere Freigaben
- Höhere Testabdeckung, weil Wiederholtests kaum noch Kapazität binden
- Reproduzierbare Dokumentation der Testergebnisse
- Entlastung der Fachbereiche von repetitiver Routinearbeit
Aus einer Pflichtübung am Ende der Prozesskette wurde ein planbarer, belastbarer Schritt. Die gewonnene Kapazität fließt dorthin, wo Erfahrung wirklich zählt: in die fachliche Bewertung von Sonderfällen.
Das Besondere: übertragbar über den Personalbereich hinaus
Der eigentliche Wert liegt nicht im einzelnen Werkzeug, sondern im Baukasten aus Kriterienkatalog, Datenselektion und KI-gestützter Testausführung. Dieser Baukasten ist nicht spezifisch für den Personalbereich.
Innerhalb HR lässt er sich auf weitere Personalservice-, Zeitwirtschafts- und Abrechnungsprozesse übertragen. Außerhalb des Personalbereichs greift dasselbe Muster überall, wo umfangreiche Datenbestände auf wiederkehrende Systemtests treffen – etwa in der Produktentstehung, im Qualitätsmanagement oder im Aftersales. Die Voraussetzungen sind schlicht: eine strukturierte Datenbasis und Testfälle, die fachlich klar beschreibbar sind.
Fazit
Testen. Automatisieren. Skalieren. Wer Testaufwände senken will, beginnt nicht beim Werkzeug, sondern bei der Frage, welche Testfälle sich wie oft wiederholen. Erst diese Transparenz macht Automatisierung wirtschaftlich – und aus einer punktuellen Lösung ein Vorgehen, das sich auf weitere Bereiche übertragen lässt. Machbarkeit macht den Unterschied.
