HR-Prozesse: standardisiert und digital unterstützt.
Viele HR-Organisationen sind über Jahre gewachsen, nicht gebaut. E-Mail, Telefon und persönliche Anfragen laufen nebeneinander, Self-Service wird zu wenig genutzt, und jede Ausnahme wird zur Sonderlösung. Das kostet Zeit, die eigentlich für strategische HR-Arbeit fehlt. Wir schauen uns die Prozesse entlang der Employee Journey an, nicht die Tools zuerst. Ein neues System auf einem unklaren Prozess ist am Ende nur eine digitale Version des alten Problems.
FAQ:
- Wo genau entstehen die längsten Bearbeitungszeiten, und woran liegt das wirklich?
- Welche Anfragen könnten Mitarbeitende selbst lösen, wenn der Prozess es zulässt?
- Wie standardisieren wir HR-Services, ohne die Flexibilität für Sonderfälle zu verlieren?
- Was ist die richtige Reihenfolge: erst Prozess klären, dann Tool auswählen, oder umgekehrt?
Von der Prozessanalyse zum digitalen Self-Service
Ein Servicekatalog zeigt, welche Anfragen wie priorisiert und bearbeitet werden sollten. Das allein verändert aber noch nichts im Tagesgeschäft. Wir begleiten die Umsetzung von der Analyse bis zum laufenden Betrieb, mit einem Ansprechpartner für Prozess, Change und Tool-Rollout. So bleibt die Verantwortung nicht zwischen HR, IT und einem Software-Anbieter verteilt.
- Analyse der HR-Prozesse entlang der Employee Journey
- Kategorisierung und Priorisierung der HR-Services
- Aufbau digitaler Workflows und Self-Service-Strukturen
- Change-Management für HR-Teams und Mitarbeitende bis zum Rollout
Wie viel Kapazität bindet Ihre HR-Organisation heute in Routineaufgaben?
Eine Prozessanalyse zeigt, wo Standardisierung und Self-Service den größten Effekt hätten.
Praxisbeispiel: Testautomatisierung im Personalbereich
Nach der Digitalisierung der Personalserviceprozesse rückte ein oft unterschätzter Aufwandstreiber in den Fokus: das Testen. Manuelle Testdatensuche und händisch durchgeklickte Testfälle banden erhebliche Fachkapazität. Mit einem Datenbankselektor für geeignete Personalnummern und einem KI-Tool zur automatischen Testdurchführung wurden die Testingaufwände um rund 30 % reduziert – nach einem Vorgehen, das sich auch auf andere Bereiche übertragen lässt.
Praxisbeispiel: Einführung von HR Case Management mit ServiceNow
Ein international tätiger Konzern führt ServiceNow für seine Personalserviceprozesse ein. Damit sollen die Anliegen der Mitarbeiter auf der ganzen Welt künftig schneller bearbeitet werden können. Ideacon wird damit beauftragt, die Einführung methodisch abzusichern, denn nicht die Technologie ist dabei die eigentliche Hürde, sondern der prozessuale Rahmen.
Praxisbeispiel: Prozessoptimierung im Personalbereich
Ein international tätiges Unternehmen stand vor der Herausforderung, die Vielzahl an Prozessen innerhalb der Personalservices transparenter und effizienter zu gestalten. Über Jahre gewachsene Abläufe, heterogene Systemlandschaften und ein hoher manueller Anteil führten zu langen Bearbeitungszeiten, inkonsistenten Ergebnissen und zunehmender Belastung und Unzufriedenheit bei HR und Mitarbeitenden.